Know where o para qué sirve una intranet

Una de las llaves para el éxito de las empresas está en la manera en que se utiliza la documentación, la información y el conocimiento.

La mejor forma de gestionar estos recursos es una intranet. 

El know-how o “saber hacer” es sólo el primer paso: el know-where o “saber dónde” es el siguiente.

Una Intranet promueve por definición la colaboración y el trabajo en equipo, desarrollando e incrementando el capital humano de la organización.

Una aplicación de Intranet se basa en la tecnología de Internet y por tanto comparte las ventajas del medio:

• Movilidad: acceso a la intranet desde cualquier PC con conexión a Internet 
• Ahorro de tiempo y dinero: la información está localizada y el acceso a ella es ágil y cómodo 
• Sentimiento de comunidad: entre los usuarios conectados se fomenta el colaborar y compartir conocimiento 
• Organización y disponibilidad de la información

Una aplicación de Intranet también tiene otras ventajas :

• Aumenta la productividad
• Mejora la toma de decisiones al acceder rápidamente a la información actualizada y la comunicación interna de la empresa
• Evita la duplicidad de información ahorrando espacio de almacenamiento y papel

Una Intranet debería estar constituida por módulos para facilitar su adaptación, implantación y posterior desarrollo: escalabilidad. 

Además de estimular una cultura de intercambio de información y conocimiento y fomentar el sentido de comunidad, aumentar la motivación e implicación del personal en la empresa, una Intranet le interesa para:

Actualizar la información 

La parte administrativa (back-end) de una Intranet permite al administrador o administradores de la Intranet actualizar los contenidos de la parte pública (front-end) en tiempo real 

Mejorar la comunicación

En una Intranet todo el mundo tiene acceso a la misma información, evitando las distorsiones de la información, garantizando además que está actualizada y procede de una fuente veraz y facilitando la toma de decisiones y la autonomía de los trabajadores. 

Ahorrar costes

Una Intranet ahorra tiempo y recursos y por tanto, dinero. Los procesos de trabajo se agilizan, aumenta la productividad y se reducen los costes. 

Optimizar recursos

En algunos casos es mejor que el correo electrónico para informar ya que evita la duplicidad de información (un documento remitido a múltiples destinatarios) y asegura trabajar o disponer de la última versión de un documento, ahorrando también espacio físico de almacenamiento (optimización copias de seguridad...).

Knower, la solución intranet que diseñe y desarrollé hace ya algunos años está formada por distintos módulos que cumplen funcionalidades de CMS (Content Management System) o gestión de contenidos (noticias, enlaces, revista, directorio de personal), gestión documental, Groupware o trabajo colaborativo (proyectos y tareas, usuarios y grupos, calendario) y comunicación (foros, tablones, agenda, buzón de sugerencias).

Características de Knower:

• Diseño e interfaz alta y fácilmente configurable y personalizable
• Su administración y uso no requiere de formación previa, su manejo es muy intuitivo y en cualquier caso incluye documentación de ayuda. 
• Cumple los principios de confidencialidad (gestión de usuarios y permisos), integridad (los datos están protegidos ante cambios no autorizados), disponibilidad (el acceso a la aplicación es permanente y estable) y seguridad (control de accesos y sesiones, IPs...). 
• Es altamente seguro (restricción de acceso por IP, validación de usuario y contraseña, perfiles de usuario/administrador, control de accesos...) 
• No necesita ningún requisito técnico, tan sólo un navegador y una conexión a Internet. 

El funcionamiento de la aplicación Intranet es muy sencillo: se accede con un usuario y contraseña, dependiendo de nuestro perfil, accederemos al front-end (parte pública) o al back-end (parte administrativa) - mostrando en el último caso sólo aquellos módulos que podemos administrar.

La administración de la mayor parte de los distintos módulos es similar a cualquier herramienta gestora de contenidos: lista, añadir, modificar y eliminar (CRUD), pudiendo tener varios administradores y los cambios salvo estados de publicado o no (ej: noticias) se aplican en tiempo real en la parte pública.